Cum alegi și setezi ATS-ul ca să fii conform AI Act?

Din 2 august 2026 ai două lucruri clare: spui candidatului când folosești AI și marchezi conținutul/recomandările generate de AI. Până la 2 decembrie 2027 îți pui ATS-ul în regim „risc ridicat”: om în buclă, loguri, explicații pentru scoruri și export de audit.

Ce afișezi și unde după 2 august 2026?

Potrivit art. 50 din AI Act, transparența a intrat în vigoare la 2 august 2026. Asta înseamnă două acțiuni vizibile pentru tine: 1) informezi candidatul, în scris, că folosești AI în triere/evaluare; 2) marchezi conținutul generat de AI în interfața ta (scoruri, recomandări, rezumate). Pentru sistemele existente, termenul de etichetare/detectare e până la 2 decembrie 2026.

Unde pui mesajul: în anunțul de job sau pe formularul de aplicare, plus în e-mailul de confirmare a aplicării. Exemplu de text pe care îl poți folosi azi:

Notă pentru candidați. În procesul de recrutare folosim funcții de analiză automată a CV-urilor (AI) pentru a ordona aplicațiile. Scorurile sunt recomandări, nu decizii finale. O persoană verifică fiecare decizie importantă. Pentru orice nelămurire scrie-ne la hello@partnerd.ro.

În ATS marchezi clar elementele asistate de AI („Recomandare AI”, „Rezumat AI”). Dacă generezi mesaje/rezumate, afișezi eticheta de la prima vizualizare.

Trebuie să schimbi ATS-ul actual sau îl poți configura?

Dacă ATS-ul tău permite informarea candidaților, overrule uman, explicații pentru scoruri, jurnalizare și export de audit, îl configurezi și mergi mai departe. Dacă scorurile sunt „cutie neagră”, nu poți documenta override-urile și nu ai export de loguri, ia în calcul înlocuirea.

Partnerd Hire e făcut pentru GDPR și AI Act, cu date stocate în UE și scor explicat (argumente pro și contra). Asta te ajută la partea de „explainability”. Poți citi mai multe despre produs aici: /produse.

Checklist AI Act pentru ATS (2026–2027)

• Transparență: mesaj scris pentru candidați că folosești AI; etichetă vizibilă pe scoruri/rezumate generate de AI.
• Om în buclă: nicio respingere sau triere automată fără validare umană; posibilitatea de „overrule”.
• Explicabilitate: vezi de ce a primit candidatul un anumit scor (criterii, semnale, pro/contra).
• Loguri: cine a văzut dosarul, scorul AI, cine a confirmat/respins, când și pe ce bază; versiunile modelului/algoritmului.
• Export audit: poți scoate ușor un fișier cu decizii, scoruri, timestamp-uri, utilizator, motivarea override-urilor.
• Prompt history (dacă folosești generativ): păstrezi prompturile, răspunsurile și utilizatorul.
• Guvernanță date: datele candidaților rămân în UE; controale de acces pe roluri; perioade de retenție configurabile.
• Instrucțiuni de folosire: reguli interne scrise despre când și cum folosești AI, ce nu automatizezi, cum gestionezi erorile.
• Evaluare de impact (DPIA GDPR, unde e cazul): scop, temei juridic, fluxuri de date, riscuri, măsuri, test de necesitate/proporționalitate.
• Monitorizare performanță: urmărești acuratețe, erori recurente, plângeri; ai proces de retragere/oprire la probleme.
• Evitarea bias-ului: verifici periodic rezultate pe criterii relevante pentru rol; documentezi intervențiile.
• Canal de contact: e-mail/telefon pentru solicitări ale candidaților și contestarea deciziilor.

Ce intră din 2 decembrie 2027 la recrutare?

Consiliul UE a confirmat: regulile pentru sistemele AI cu risc ridicat se aplică din 2 decembrie 2027. Anexa III include explicit recrutarea: targetare anunțuri, filtrare aplicații, evaluare candidați. Ca „deployer”, te interesează operațional: om în buclă, loguri păstrate, instrucțiuni de utilizare respectate, monitorizare și posibilitatea de a opri rapid funcțiile AI când apar riscuri.

Nu lăsa ATS-ul să respingă automat. Folosește scorurile ca recomandări. Păstrează dovada intervenției umane, nu doar rezultatul final. Dacă sistemul se actualizează (nouă versiune de model), notează versiunea în registrul tău și revizuiește DPIA/riscurile.

Cum setezi un ATS (ex. Partnerd Hire) până la 2 decembrie 2027?

1) Pornești cu transparența: pui nota de informare în anunț și pe formular, marchezi clar elementele generate de AI. 2) Definiți roluri și permisiuni: cine poate valida/respinge, cine poate face override. 3) Reguli interne: scrii pe o pagină când e permis override-ul și cum motivezi în ATS.

4) Loguri și export: stabilești ce salvezi și cât timp; testezi lunar exportul de audit. 5) Explainability: alegi un ATS cu scor explicat (Partnerd Hire face asta) și ceri demo cu exemple reale. 6) Generativ: dacă ajuți screeningul cu modele generative, păstrezi prompturile și dezactivezi trimiterea automată a mesajelor fără revizie umană.

Datele rămân în UE în Partnerd Hire, ceea ce ajută la guvernanța datelor. Joburi, candidați, mesaje și interviuri video într-un singur loc înseamnă și un singur export de audit când vine controlul.

DPIA și GDPR: e obligatorie la trierea CV-urilor?

Dacă folosești evaluare automatizată care poate afecta semnificativ oamenii (de ex., respingerea pe baza unui scor), o DPIA este, în practică, necesară. Cine o semnează? De obicei DPO-ul/consilierul tău, cu implicarea HR și IT. Ce conține? Scop, temei juridic, descriere procese/date, interese legitime, riscuri pentru candidați, măsuri de mitigare, test de neautomatizare a deciziei finale.

Suntem recrutori, nu avocați. Pentru conformare juridică, lucrează cu un consilier specializat. Pentru partea de transparență salarială, am strâns faptele aici: /transparenta-salariala.

Transparență salarială: ce pregătești în ATS?

Directiva (UE) 2023/970 cere comunicarea salariului inițial sau a intervalului înainte de interviu și interzice întrebarea despre istoricul salarial. România a ratat termenul de transpunere (7 iunie 2026); proiectul L445/2026 e în procedură parlamentară. Potrivit Ministerului Muncii, până la adoptare nu ai obligații noi.

E pragmatic să-ți pregătești ATS-ul cu un câmp obligatoriu „salariul/intervalul comunicat candidatului” și un template de e-mail care include și componente variabile/beneficii. Proiectul prevede că aceste informații apar în anunț sau sunt comunicate în scris înainte de interviu. Raportarea diferențelor salariale are termene pe praguri de mărime a firmei; partea de recrutare se aplică tuturor după adoptare.

Vrei să verifici dacă ești „AI Act‑ready”? Facem un mini-audit de 30 de minute pe configurația ta și îți trimitem un benchmark de funcții pentru comparat ATS-urile. Scrie-ne la hello@partnerd.ro sau sună la 0750 411 041.

Întrebări frecvente

Trebuie să schimb ATS-ul actual sau îl pot configura până în 2027? Dacă poți informa candidații, marca AI, avea overrule uman, explicații pentru scoruri și export de audit, îl păstrezi și îl reglezi. Dacă nu bifezi aceste puncte, e mai ieftin pe termen lung să treci la un ATS care le are (ex. scor explicat și date în UE).

Ce trebuie să afișez ca să respect transparența după 2 august 2026? Un mesaj scris către candidat că folosești AI în triere/evaluare și etichete clare pe elementele generate de AI. Pentru sistemele existente ai răgaz până la 2 decembrie 2026 să finalizezi etichetarea/detectarea.

E obligatorie o DPIA pentru trierea automatizată a CV-urilor? În multe cazuri, da, pentru că vorbim de evaluare sistematică automatizată cu potențial impact semnificativ. Fă DPIA cu DPO/consilier, descrie fluxurile, riscurile și măsurile și arată clar că deciziile finale nu sunt exclusiv automate.